Voyager pour le travail est une mission à la fois excitante et délicate puisqu’il peut y avoir certains imprévus au rendez-vous. C’est pourquoi il est fondamental de préparer soigneusement à l’avance son départ, de manière à limiter tous risques. On vous propose de parcourir avec nous les étapes indispensables pour bien vous organiser et assurer le bon déroulement de votre voyage professionnel !
Pour gagner du temps et optimiser votre productivité sur place notamment en tenant compte des aspects culturels qu’implique un voyage d’affaires à l’international, voici ce qu’il faut prévoir :
Anticiper les formalités administratives : l’assurance voyage et les vaccins nécessaires
Selon la destination de votre choix, prenez soin de vous renseigner sur les formalités d’entrée et de sortie du pays. Vous pourriez avoir besoin de vous équiper de votre passeport ou même d’un visa. Il est également essentiel d’être bien couvert lorsque l’on se rend à l’étranger. Si vous êtes amené à effectuer plusieurs voyages à l’étranger au cours de l’année avec votre entreprise, l’assurance voyage annuelle est la meilleure option ! Pensez également à réaliser tous les vaccins obligatoires pour vous rendre dans votre pays de destination.
La gestion du temps sur place
Vous devez rencontrer vos futurs clients dans leurs locaux, déjeuner avec eux ou bien vous voyagez dans le cadre d’un séminaire ? Pour éviter tout retard ou inquiétude quant à l’itinéraire à suivre, vous devez absolument vous y prendre à l’avance. Repérage sur une carte, familiarisation avec les moyens de transport locaux, réservation de taxi si nécessaire…Il est important de vous assurer que vous n’aurez aucun problème à trouver votre chemin dans une ville que vous ne connaissez peut-être pas. Et même si les passants pourraient gentiment vous indiquer votre chemin, vous serez bien plus serein en ayant planifié vos déplacements à l’avance, et vous gagnerez en plus beaucoup de temps ! Ensuite, veillez à prévoir des pauses entre chaque rendez-vous et n’oubliez pas de visiter quelques attractions touristiques pour rendre plus agréable votre séjour ! Mieux vaut un planning plutôt aéré qu’un programme surchargé que vous n’arriverez pas à tenir.
Quant à votre hébergement, il serait préférable de le choisir à proximité de la zone de vos affaires. En fonction de l’objectif de votre séjour, vous devrez peut-être vous trouver au plus près du centre-ville, d’un quartier en particulier, ou bien vous arranger pour trouver un logement dans la périphérie de la ville.
Bien communiquer et savoir s’adapter
Pour ce qui est de la communication avec les professionnels que vous venez rencontrer, elle sera beaucoup plus fluide si vous vous renseignez à l’avance sur le pays, la ville et son actualité, l’environnement socio-économique et politique dans lequel vous plongez. La barrière de la langue ne doit pas être un frein à vos échanges alors assurez-vous de maîtriser les bases et de pratiquer en amont ! Lorsque l’on arrive dans un pays dont la culture est plutôt éloignée de la nôtre, il est par ailleurs essentiel de se renseigner sur les coutumes locales, les habitudes et les codes. Cela commence par exemple par se familiariser avec la manière de saluer son interlocuteur, mais concerne également les bonnes pratiques à adopter dans le monde professionnel.
Bon voyage !
